Správné přijímání a evidence zakázek je základem úspěšného podnikání. Způsob, jakým podnikatelé přijímají objednávky, se liší - někteří preferují telefon, jiní e-shop a další formuláře na webu. Je jen na nich, aby vyhodnotili, který způsob je pro ně nejefektivnější. V tomto článku probereme, jak jednotlivé způsoby fungují v praxi a pro koho jsou nejvhodnější.
Různé cesty k přijetí objednávky
Přijímání objednávek přes internetový obchod je ideální pro podnikatele s pevně daným sortimentem zboží. V ideálním případě je e-shop propojen se skladovým systémem či s ekonomickým nebo podnikovým systémem. Díky tomu si systémy vyměňují informace o objednávkách, zákaznících či zboží, což eliminuje nutnost manuálního přepisování dat a snižuje riziko chyb. Podnikatelé, kteří vyrábí produkty na míru nebo poskytují služby, často využívají formuláře na webu. Tato metoda umožňuje rychlé budování vztahu s klientem, ale zároveň je náročnější na administrativu a time management.
Jakmile podnikatel objednávku obdrží, je klíčové ji co nejrychleji zadat do evidence, aby si udržel přehled. Pokud hledáte účetní program, který umožňuje přehledné zaúčtování objednávek a snadné propojení s e-shopem, vyzkoušejte například systém Money S3.
Zakázkový list: Detailní dokumentace zakázky
Jednou z moderních funkcí v oblasti správy zakázek jsou zakázkové listy. Tyto listy slouží nejen jako dokument o dodání produktů a služeb, ale také jako potvrzení ověřené podpisem zákazníka. Vše tak může být uloženo přímo v systému, čímž odpadá nutnost tisknout, podepisovat, skenovat a ukládat papírové dokumenty. Zakázkový list je podrobnější než jednoduchý dodací list a musí obsahovat několik klíčových informací.
Obsah zakázkového listu
- Odběratel: Firma nebo osoba, které je zboží dodáváno.
- Propojení s projektem: Zakázkový list lze propojit s konkrétním projektem, který systém může automaticky navrhnout z již existujících projektů.
- Produkty a služby: Produkty jsou obvykle propojeny se skladem a jejich cena se vyplní automaticky. Služby, které nesouvisí se skladem, se zadávají zvlášť.
- Dodatečné informace: Možnost zadat informace, které musí zaměstnanec vyplnit na místě zakázky. Větší detailnost umožní víceřádkové zobrazení.
- Podpis zákazníka: Možnost elektronického podpisu pomocí dotykové obrazovky, což eliminuje potřebu tisku a skenování.
Před podpisem je důležité kliknout na tlačítko "Náhled před podpisem", aby si klient mohl dokument zkontrolovat.
Dokumentace pro zákazníka a specifické požadavky
V případě, že zákazník potřebuje dokumentaci ke zboží, výrobku nebo službě, kterou od vás odebírá, je možné tyto požadavky splnit. Mezi běžné dokumenty patří:
- Prohlášení o shodě: Písemné ujištění, že výrobek splňuje požadavky technických předpisů a že byl dodržen postup při posouzení shody. ES Prohlášení o shodě se vydává na výrobky v harmonizované sféře.
- Dokumentace dle nařízení REACH: Potvrzení, že dodané výrobky neobsahují určité nebezpečné látky dle nařízení Evropské unie, které zvyšuje ochranu veřejného zdraví.
- Prohlášení o ekologickém odpadu: Potvrzení o úhradě poplatků za zajištění zpětného odběru a využití obalového odpadu.
- Certifikát systému managementu kvality: Deklarace zavedení systému managementu kvality.
- Dokumentace k výrobě vzorků.
- Protokol o zkoušce hadicové sestavy: Dokument prokazující funkčnost hadicové sestavy z pohledu pracovního tlaku a tlakotěsnosti, případně vodivosti dle požadavků zákazníka.
Je důležité, aby byly požadavky na dokumentaci specifikovány přesně, včetně názvu prohlášení a případných norem či požadavků, s nimiž je shoda deklarována.
Správa objednávek: Klíč k zákaznické spokojenosti
Způsob komunikace se zákazníky je zásadní pro jejich opakované nákupy a doporučení. Zavedení efektivního řešení pro správu objednávek zákazníků je jedním ze způsobů, jak zajistit jejich spokojenost. Správa objednávek je klíčovým článkem v procesu plnění objednávky, který zajišťuje, že jsou objednávky správně připravené a doručené na cílové místo.
Proces zpracování objednávek
- Automatické určení skladu: Pokud má společnost více skladů, systém automaticky určí vhodné místo odeslání na základě dodací adresy a dostupnosti položky, čímž se zkracuje doba přepravy a náklady.
- Vychystávání: Akce odběru všech položek objednávky ze zásob.
- Ověřování: Potvrzení, že vybrané položky odpovídají požadavkům zákazníka.
- Balení: Proces balení položek do vhodných přepravních krabic.
- Přeprava: Odeslání objednávek na konečné místo určení, případně sloučení s jinými zásilkami pro snížení nákladů.
Implementace softwarového systému řízení skladu (WMS) šetří čas a zdroje. Automatizace pomáhá vybírat nejlevnější možnost dopravy na základě dostupných zásob, místa určení, hmotnosti a velikosti balíku. Integrace modulů správy objednávek se širším systémem ERP umožňuje monitorovat a upřednostňovat objednávky zákazníků a sledovat jejich průběh.
Pokud hledáte způsoby, jak zjednodušit správu vašich objednávek, zvažte služby společnosti Flowii.
Evidence prodejních procesů
Ke správnému řízení obchodu je nezbytné vše řádně evidovat a podkládat dokumenty. K tomu slouží agendy Nákup a Prodej. V tomto článku se zaměříme na proces v agendě Prodej.
Fáze obchodního procesu
- Poptávka: Potenciální klient projeví zájem o služby nebo zboží.
- Nabídka: Na základě poptávky se vytvoří nabídka, která může obsahovat úpravy oproti původní poptávce, například větší množství zboží nebo dodatečné služby. Všechny údaje z poptávky se zkopírují, čímž se šetří čas.
- Objednávka: Po dohodě se zákazníkem se vytvoří objednávka. Funkce dokumentu se mírně změní a zpřístupní se možnost propojování dokumentů.
- Doručení: Zboží nebo služba je dodána zákazníkovi. V této fázi může být využit zakázkový list s možností elektronického podpisu a vytvoření skladové výdejky.
- Faktura: Po doručení zboží nebo služby následuje vystavení faktury, která je posledním krokem v procesu obchodních dokumentů a následně je zaslána klientovi.
Propojení dokumentů je silnou stránkou systémů jako Lamael, které umožňuje rychlou orientaci v dokumentech a přehled o zaplacených fakturách.
CRM a zákaznická zkušenost
CRM (Customer Relationship Management) je technologie, která analyzuje a spravuje interakce se zákazníky a jejich data během celého životního cyklu. Cílem je zlepšit zákaznickou zkušenost, služby zákazníkům a obchodní vztahy, což vede ke zvýšení výnosů. Zákaznická zkušenost je pocit, který v zákaznících zanechávají interakce s vaší značkou. Je důležité tuto cestu respektovat a zohlednit ji při plánování.
Propojení zákaznických aplikací, dat a umělé inteligence se systémy jako SAP Business Technology Platform může urychlit růst a poskytnout zákazníkům vynikající zkušenost. Agenti umělé inteligence pro oblast prodeje a e-commerce mohou zlepšit zákaznickou zkušenost díky integraci do aplikací pro CRM, e-commerce a marketing.
