Práce studijní referentky zahrnuje širokou škálu administrativních úkonů spojených se studiem na vysoké škole, zejména v prostředí informačního systému IS/STAG. Její hlavní zodpovědností je efektivní správa dat o uchazečích a studentech, organizace přijímacího řízení a podpora studentů během celého jejich studia.
Příjem a zpracování přihlášek
Proces přijímacího řízení začíná podáním elektronické nebo papírové přihlášky. Po podání elektronické přihlášky je třeba, aby studijní referentka zkontrolovala její náležitosti a převedla ji do systému. Stejně tak je nutné do systému zadat všechny papírové přihlášky. Při zadávání papírové přihlášky do systému mohou nastat dvě situace. Vždy ale začněte tím, že do formuláře vyplňte rodné číslo uchazeče a stisknete klávesu ENTER. Pokud uchazeč již si podal přihlášku v minulosti nebo na jiný obor, po kliknutí na klávesu ENTER se objeví podrobnosti o uchazeči. V případě, že jde o první přihlášku uchazeče na vaši školu, postupně vyplňte všechny detaily o uchazeči včetně přijímacího oboru.
Pro převod elektronické přihlášky uchazeče do systému si otevřete formulář PJ0025 - Převod e-přihlášky do přijímacího řízení v menu Přijímací řízení. Vyhledejte uchazeče pro příslušný rok (zadává se v pravém dolním rohu). Zaškrtněte studenty, které chcete převést do modulu přijímací řízení. Klikněte na tlačítko Převést a označení studenti se do modulu přijímací řízení nakopírují. Pokud kopírujete osobu, která se již v přijímacím řízení nachází, zaktualizují se její osobní údaje podle údajů vyplněných na e-přihlášce. Označení uchazeče se provádí pomocí zaškrtávacího políčka vedle příjmení uchazeče. Uchazeče lze vybrat jednotlivě nebo je pro hromadné označení všech vybraných uchazečů možné použít tlačítka Označit vše resp. Odznačit vše. Kliknutím na tlačítko Tisk lze vytisknout odpovídající přihlášku daného uchazeče.
Správa poplatků za přijímací řízení
Poplatek za přijímací řízení se hradí pouze jednou ve výši 500 Kč. Tuto činnost může provádět tajemník fakulty nebo studijní referentka. Nastavení poplatků za přijímací řízení se provádí ve formuláři PZ0010 - Předpisy plateb - přiřazení st. prog./příj.oborů v menu Platby. Zde je nutné vytvořit předpis platby, který je určen pro platbu za podání přihlášky. Následně musíme k tomuto předpisu přiřadit všechny přijímací obory, u kterých chceme poplatek vybírat. Jako variabilní symbol pro platbu se zpravidla používá kód fakulty, jako specifický symbol pak rodné číslo uchazeče. Pokud již máme nějaké přihlášky podané, je nutné ještě po založení předpisu na něj tyto uchazeče nakopírovat.
Pokud je IS/STAG napojen na ekonomický systém, pak je ve formuláři PJ0025 - Převod e-přihlášky do přijímacího řízení v menu Přijímací řízení možné kdykoliv zkontrolovat, zda platba od studenta již přišla, resp. zda byla správně spárována. Tato informace se zobrazí v políčku Zapl. Pokud dojde k rozporu - uchazeč tvrdí, že zaplatil, ale platba spárovaná není, pak může studijní referentka provést spárování ručně přímo z tohoto formuláře kliknutím na tlačítko Platba. Je však nutné od uchazeče získat nějaké identifikační údaje, podle kterých je relativně jednoduché příslušnou platbu dohledat.
Organizace přijímacích zkoušek
Během vlastních přijímacích zkoušek je nutné provést několik kroků. Jako první si vytvoříme přijímací komise a termíny. Je to vhodné udělat ještě před posláním zvacích dopisů, protože pak můžeme do zvacích dopisů automaticky vygenerovat čas a místo přijímacího testu. Použijeme k tomu formulář PJ0015 - Komise, termíny, studenti na termínu v menu Přijímací řízení. U komise není nutné v tuto chvíli zadávat konkrétní jména, postačí jen její název, místo a čas a poté můžeme přihlašovat uchazeče. Test se samozřejmě může skládat z více dílčích testů, které se mohou konat v různých časech a v různých místnostech.
Pokračujeme tím, že všem uchazečům pošleme zvací dopisy. K tomu použijeme tiskovou sestavu Z_PO_UCH - Poštovní podací arch, adresní štítky v menu Přijímací řízení a podmenu Adresní štítky. Pomocí této sestavy vytvoříme pro všechny uchazeče (samozřejmě, že není nutné najednou, ale např. po přijímacích oborech nebo třeba i jen na konkrétní termín testu) jednak soubor pro hromadnou korespondenci pro MS Word a pak také Poštovní podací arch. Postupujeme stejně jako v předchozí kapitole, tj. použijeme předpřipravené šablony a opět použijeme nástroj hromadná korespondence v MS Wordu.
Pro vlastní testy je k dispozici řada tiskových výstupů, všechny se ale vytváří spuštěním sestavy GPR_TER1 - Seznam uch. na termínu - variantní sestava v menu Přijímací řízení a podmenu Seznamy uchazečů na termínu. Po skončení testování uchazečů je potřeba do systému IS/STAG zadat výsledky testů. Je možné to udělat buď tak, že si otevřeme formulář PJ0050 - Podle oboru po předmětech v menu Přijímací řízení a podmenu Vyplňování výsledků u více uchazečů a zde výsledky zadáme. Variantně lze použít v tomto podmenu i další formuláře, které jen jinak řadí uchazeče např. podle jednotlivých termínů. Druhou možností je pak výsledky do systému hromadně nahrát. Použijeme k tomu formulář PJ0130 - Export/import výsledků v menu přijímací řízení. Nejprve vyexportujeme soubor, kde bude jak identifikace uchazeče, tak i identifikace předmětu. Volitelně můžeme do souboru přidat řady dalších informací jako např. jméno a příjmení uchazeče nebo název předmětu. Poté do souboru doplníme datum konání testu, počet bodů a variantu testu - toto lze provést např. v programu MS Excel, případně na řadě kateder bývá k dispozici systém pro vyhodnocování testů, který nám v tomto může pomoci. Následně vytvoříme soubor v požadované struktuře - ta je popsána přímo ve formuláři v části věnované importu dat. Soubor pak nahrajeme, případně nám systém nahlásí, kde jsme udělali chybu.
Přijímací řízení a zápis studentů
Pro přidělení rozhodnutí použijeme stejně jako při přijímání bez přijímacího řízení formulář PJ0040 - Nastavení parametrů přijímacího řízení v menu Přijímací řízení. V tomto formuláři si vybereme uchazeče, kteří splnili podmínky pro přijetí, a přidělíme jim konkrétní rozhodnutí. Ostatním pak přidělíme rozhodnutí o nepřijetí. O výsledku musíme uchazeče opět písemně informovat.
Po ukončení přijímacího řízení je nutné přijaté uchazeče převést mezi studenty. K tomu slouží formulář ES0080 - Převod z přijímaček v menu Studenti. Otázkou zůstává, kterým uchazečům tento výsledek nastavit. To, že se student opravdu zapíše, poznáme totiž až ve chvíli, kdy se opravdu dostaví na zápis. My ale často potřebujeme se studenty pracovat předem. Běžnou praxí je tedy již při předělení rozhodnutí typu přijat (ať již bez přijímacího řízení, na základě přijímací zkoušky nebo po odvolání) nastavit rovnou Výsledek zápisu = 1. Samozřejmě počítáme s tím, že zdaleka ne všichni přijatí studenti opravdu k zápisu přijdou, ale často již z předchozích let umíme poměrně přesně odhadnout, jaké procento opravdu přijde.
V tuhle chvíli můžeme již studenty pomocí formuláře Převod z přijímaček převést. Pozor! Pokud studenta převedeme z přijímacího řízení, pak se vytvoří mezi uchazečem a studentem vazba, která se použije při vykazování na MŠMT k 31.10. každého roku. MŠMT velmi dbá na to, aby bylo možné každého studenta též dohledat v přijímacím řízení, proto nesmíme např. studenta po převedení smazat a zcela vytvořit znovu, protože tím se tato důležitá vazba ztrácí.
IS STAG průvodce
Správa studentských dat a dokumentů
Nejdůležitějším formulářem pro práci studijní referentky je formulář ES0010 - Evidenční karta studenta v menu Studenti. Jednou z nejčastějších operací je vydávání nejrůznějších potvrzení o studiu. Nejjednodušší možností je přímo na záložce Student u konkrétního studenta stisknout tlačítko Potvrzení. Další důležitou operací je vytvoření papírového spisu studenta. K vytvoření základních desek slouží sestava Z_SK_TEX - Studentská karta - výstup do TeXu v menu Studenti. Většinou desky tiskneme hromadně pro celý ročník, ale můžeme je vytisknout i pro jednotlivého studenta. Po spuštění sestavy a zadání parametrů se nám otevře program DVIWIN, což je prohlížeč tzv. TeXových sestav. Systém TeX je typografický a publikační systém a v IS/STAG využíván pro tisk všech důležitých dokumentů typu diplom, osvědčení, Diploma Supplement, atd.
Pro hromadný zápis předmětů resp. Formulář ES0140 - Zápis předmětu skupině studentů v menu Studenti použijeme tehdy, pokud potřebujeme skupině studentů zapsat pouze předmět a nikoliv již konkrétní přednášku či cvičení. Pokud potřebujeme studenty zapsat i na konkrétní přednášky, cvičení či semináře, použijeme formulář ES0110 - Zápis akcí skupině studentů v menu Studenti. Rozvržení obrazovky je obdobné jako v předchozím případě.
Řešení specifických situací
Přerušení a ukončení studia
Postup při zadání přerušení studia je následující: Vybereme studujícího studenta, který chce přerušit studium. Do levého dolního rámečku napíšeme datum přerušení (od/do), přerušení studia je nastaveno. Vidíme, že student má stav Přerušil. Obdobně postupujeme při ukončení přerušení - do políčka Nástup. po přer. zadáme datum nástupu studenta po přerušení. Při přerušení se studentovi všechny nesplněné předměty automaticky překlopí do stavu Odložen. Pokud má student přerušeno více let, pak je nutné tyto předměty překopírovat při vytváření záznamu pro nový akademický rok i do tohoto nového roku. Při návratu studenta z přerušení se pak naopak všechny odložené předměty překlopí do stavu Nesplněn. Toto překlápění (Odložen x Nesplněn) je možné ovlivňovat též zaškrtávacím políčkem Přeruš ZS a Přeruš LS. Tato políčka se automaticky zaškrtávají podle toho, do jakého semestru datum začátku přerušení resp. nástupu po přerušení spadají, nicméně lze je zaškrtnout či odškrtnout i přímo - tím se předměty překlopí z jednoho stavu do druhého i v případě, že datum začátku přerušení resp.
Změna oboru nebo studijního programu
Pokud student během svého studia mění studijní obor, pak je nutné použít formulář ES0030 - Změna oboru v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru. Pokud student během svého studia mění studijní program, pak je nutné použít formulář ES0040 - Změna programu v menu Studenti a podmenu Změna programu nebo oboru. V tomto případě ale jde již o ukončení stávajícího studia a zápis do studia nového. Výjimkou je změna formy studia, kdy se původní studium ukončí kódem 9 a do systému se automaticky zaznamená vazba mezi původní a novou formou. Při změně programu zpravidla chceme studentovi uznat část předchozího studia. K tomu slouží formulář ES0190 - Přesun předmětů mezi os. čísly studenta v menu Studenti.
Správa studentských kont
Studijní referentka také může spravovat studentská konta pro přístup do IS/STAG všech studentů své fakulty. Vzhledem k tomu, že studentské konto je vytvořeno automaticky při zápisu do studia a je automaticky zrušeno při ukončení studia, tak se správa studentských kont týká prakticky pouze případů zapomenutého hesla (na ZČU však toto zajišťuje Helpdesk CIV) nebo rozdělení studentů do skupin pro předzápis. O tom pojednává kapitola Předzápis. Změna hesla případně ruční vytvoření či zrušení studentského konta se provádí ve formuláři ES0050 - Studentská konta v menu Studenti. Též je možné se do tohoto formuláře prokliknout přímo z evidenční karty studenta tlačítkem Konto.
Tiskové sestavy a hromadná korespondence
Další důležitou operací jsou tisky seznamů podle nejrůznějších parametrů a k nejrůznějším účelům. První možností je sestava GST_SEZA - Seznam studentů s osobními údaji v menu Studenti. Ve formuláři parametrů vybereme, jaké studenty chceme vytisknout, případně jaké u nich chceme vytisknout položky. Další možností je sestava GST_SEZO - Seznam studentů obecný v menu Studenti. Poslední možností je sestava pro hromadnou korespondenci pro MS Word, kterou najdeme jako tiskovou sestavu ZST_SEZO - Seznam studentů do souboru v menu Studenti. Pokud potřebujeme vytisknout adresní štítky, najdeme v menu Studenti podmenu Adresní štítky. Zde máme čtyři možnosti: sestavu G_STITK2 - Adresní štítky dvousloupcově - graficky, Z_STITK_2 - Adresní štítky dvousloupcově - soubor a Z_STITK_1 - Adresní štítky jednosloupcově - soubor a Poštovní podací arch.
Finanční záležitosti studentů
Jak pro závazek studenta (platbu za studium, přijímací řízení ...), tak pro jeho pohledávku (ubytovací stipendium, prospěchové stipendium ...) je nejdříve nutné zadat tzv. předpis. Zde se určí základní údaje o platbě, tj. účet, částka, splatnost a interní údaje pro zpracování v ekonomickém systému školy. Většinu těchto údajů je pak ještě možné měnit pro konkrétního studenta. Zadání se provádí ve formuláři PZ0010 - Předpisy plateb - přiřazení st. prog./příj. oborů v menu Platby. Poté je nutné k předpisu přiřadit všechny studenty, pro které závazek/pohledávka má vzniknout. Toto se provádí ve formuláři PZ0020 - Předpisy plateb - přiřazení studentů/uchazečů v menu Platby. Do tohoto formuláře je ale možné se prokliknout přímo od předpisu. Studenty je možné přiřadit hromadně (např. celý obor, ročník ...), jednotlivě nebo pomocí tzv. vzorců (viz níže).
V posledním formuláři PZ0030 - Pohledávky a závazky studenta/uchazeče v menu Platby pak vidíme konkrétní plnění daného závazku/pohledávky pro konkrétního studenta nebo uchazeče. Do tohoto formuláře je opět možné se prokliknout přímo z předchozího. Pro první vizuální kontrolu jsou vždy student resp. uchazeči podbarveni. Červená barva znamená problém (nezaplaceno po termínu splatnosti), naopak zelená značí, že je vše v pořádku. Pokud z nějakého důvodu nedojde k automatickému spárování platby (nejčastěji kvůli chybnému variabilnímu symbolu), pak je možné platbu spárovat ručně. Na přehled všech závazků a pohledávek daného studenta se dostaneme též přímo z evidenční karty kliknutím na tlačítko Pl. Pro přiřazení studentů na předpis je možné využít tzv. vzorců. např. vybereme studenty, kteří mají české občanství, jsou letos studenty a mají průměr za poslední akademický rok menší než 1,5.
Mezinárodní mobilita studentů
Výjezd studenta z větší části zajišťuje koordinátor na příslušné fakultě nebo katedře, nicméně v některých fázích je nutná jeho úzká součinnost se studijním referátem. Studijní referentka především zadává základní údaje o výjezdu (kam, kdy ...) do evidenční karty studenta, může mu tisknout jednotlivé dokumenty, které student pro výjezd potřebuje (LA, ToR ...) a po jeho návratu mu zadává přivezené předměty opět do evidenční karty studenta. I v případě příjezdu agendu z velké části řeší fakultní či katedrální koordinátor. Studijní referentka je zapojena až v okamžiku, kdy student opravdu přijíždí. Nejprve musí ve formuláři ES0200 - Převod ECTS v menu studenti převést zájemce o krátkodobý pobyt mezi své studenty. Poté se tento student stává standardním studentem.
